Enligt e-fakturalagen ska en faktura till offentliga verksamheter

• utfärdas, översändas och tas emot i ett strukturerat format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt
  
• följa europeisk standard.

För att uppfylla de här kraven rekommenderar Myndigheten för Digital förvaltning (DIGG) att e-fakturor skickas via Peppolnätverket, i formatet Peppol Bis Billing 3.

Undantag från lagen

Undantag är fakturor där

• en e-faktura innebär en risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller i övrigt skada säkerhetskänslig verksamhet
  
  
• upphandling/avtal har påbörjats innan lagen trädde i kraft. De fakturorna kan skickas i avtalat format till dess att avtalet löpt ut.

Lag om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
För dig som är leverantör till offentliga aktörer, DIGG Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Det finns ofta möjlighet att skapa e-fakturor via befintliga ekonomisystem. Ta kontakt med din systemleverantör eller andra tjänsteleverantörer/aktörer på marknaden för mer information om just dina förutsättningar.

Peppol Bis Billing 3

Då vi tar emot e-fakturor via Peppol-nätverket är det viktigt att ni skickar e-fakturan i formatet Peppol Bis Billing 3. Det är också det format som Myndigheten för digital förvaltning (DIGG), rekommenderar för att leva upp till lagens krav gällande europeisk standard.

Mer information om Peppol hos DIGG Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Samverkan för en digital och standardiserad inköpsprocess i offentlig sektor (SFTI) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Heby kommun gör det möjligt för alla leverantörer att följa lagen genom att kostnadsfritt erbjuda tillgång till en leverantörsportal. Där kan ni som leverantör registrera ett användarkonto och sedan fakturera kommunen via portalen.

Önskas en inbjudan till leverantörsportalen?
Vänligen kontakta oss på faktura@heby.se

Om ni skickar många fakturor till oss eller andra offentliga verksamheter rekommenderar vi dock en egen e-fakturalösning kopplat till ert eget ekonomisystem. På så sätt slipper ni en hel del administration.

Uppgifter som ska finnas på fakturan

Fakturan ska vara utställd på Heby kommun som är den juridiskt rätta fakturamottagaren.

Den ska också innehålla:

• Referenskod
• Bankgiro eller plusgiro
• Fakturanummer eller OCR-nummer
• Organisationsnummer
• Fakturadatum
• Faktureringsadress
• Fakturabelopp
• Momsbelopp och momssats
• Momsregisteringsnummer (om aktuellt)
• Vad fakturan gäller

Referenser

Alla fakturor ska innehålla en femsiffrig referenskod/ansvarskod på fakturan. Den ska uppges av beställaren vid inköpet och talar om vilken verksamhet i kommunen som ska ta emot fakturan. Ange referenskoden utan mellanslag eller bokstäver i anslutning till den.

Om du saknar en referenskod

Saknar du en referenskod? Vänligen ta kontakt med beställaren innan du skickar fakturan.

En faktura per referenskod

Skicka en faktura per referenskod. Då kan vi hantera din faktura korrekt och utan dröjsmål. Flera olika inköp med samma referenskod kan däremot faktureras på en och samma faktura.

Godkänd för F-skatt eller bifogat A-skatteintyg

Alla leverantörer som utför en tjänst åt Heby kommun ska vara registerade för F-skatt. Om så inte är fallet (ni är till exempel en ideell förening) måste ni bifoga ett A-skatteintyg med fakturan.

Om detta saknas drar vi av 30 procent av fakturabeloppet i enlighet med Skatteverkets regler. Vi betalar sedan in det reducerade beloppet till Skatteverket med Heby kommun som uppbördsman.

Du betalar ut kreditfakturor till Heby kommuns bankgiro: 366-5114. Ange fakturanummer som betalningsreferens.

Meddela oss gärna på faktura@heby.se att betalning är på väg.

Det är Carsmart som hanterar Heby kommuns kostnader som är kopplade till våra fordon. Det innebär att fakturor för reparationer, service på bilar och liknande ska gå till Carsmart.

Fakturaadress

Heby Kommun
c/o Carsmart
FE-4535-053 Scancloud
831 90 ÖSTERSUND

Skicka

• e-faktura i första hand
• PDF-fakturor i andra hand
• pappersfakturor i sista hand.

E-faktura till Carsmart

Kontakta Carsmarts VAN-operatör SCANCLOUD. Be dem göra uppsättningen för e-fakturan så här:

Bolag: Carsmart AB
IDnr e-faktura: 5568151574
IDnr PEPPOL-FAKTURA: 0007:5568151574

PDF-faktura

Fakturan ska vara utställd på fakturaadressen här ovanför. Mejla sedan fakturan till invoice.carsmart@kgk.se